بر اساس اطلاع واصله از سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور ترکمنستان، مدارک مورد نیاز به منظور ثبت دولتی شعب شرکتهای خارجی در این کشور به شرح ذیل اعلام می گردد.
کلیه اسناد و مدارک به زبان کشور سرمایه گذار ممهور به مهر اصل (ارسال از طریق فاکس یا اسکن شده مجاز نمی باشد) با ترجمه به زبان ترکمنی و روسی ارائه داده مش وند. متن ترجمه توسط ارگان انجام دهنده ترجمه تایید می شود.
شعب شرکتهای خارجی برای مدت سه سال ثبت می شوند (اجازه اقامت را کسب می کنند) این مدت قابل تمدید است.
تقاضانامه در خصوص تاسیس شعبه در خاک ترکمنستان (توسط موسسان امضا می شود و به مهر شرکت ممهور می شود)
حکم یا صورت جلسه در خصوص تاسیس شعبه (توسط موسسان امضا می شود و به مهر شرکت ممهور می شود) که باید حتما شامل بندهای مشروحه زیر باشد:
الف) ثبت شعبه در خاک ترکمنستان
ب) تصویب آئین نامه شعبه
ج) انتصاب مدیر (نام و نام خانوادگی، نام پدر، مشخصات شناسنامه ای)
- فرم پرسشنامه (لیست اطلاعات شخصی) رئیس شعبه در ترکمنستان (دارای عکس واصل امضا)
- فتوکپی پاسپورت رئیس شعبه (فتومپی گذرنامه اتباع خارجی به انضمام ترجمه آن تایید شده توسط دارالترجمه)
- وکالت نامه بنام رئیس شعبه در ترکمنستان (تنظیم شده به زبان سرمایه گذار تایید شده در دفتر ثبت اسناد دارای اطلاعات شامل تاریخ صدور، مدت اعتبار، اطلاعات شناسنامه ای (پاسپورتی)، با ذکر اختیارات مدیر)
- آیین نامه راجع به شعبه مورد تاسیس در دو نسخه به زبان روسی و ترکمنی (روی سربرگ شرکت دارای امضای موسسان و ممهور به مهر شرکت)
- اقتباس نامه از سند راجع به ثبت رسمی سرمایه گذار خارجی صادره از ارگان ثبت کشور سرمایه گذار (روزنامه رسمی) نسخه اصل این اقتباس نامه باید توسط کنسولگری ترکمنستان در خارج از کشور یا وزارت امور خارجه ترکمنستان تایید قانونی شده باشد.
- فتوکپی اساسنامه موسسه (شرکت) خارجی سرمایه گذار (تایید شده توسط سرکنسولگری ترکمنستان در خارج از کشور یا وزارت امور خارجه ترکمنستان)
- سند راجع به وضع مالی سرمایه گذار خارجی (گواهی بانک)، نسخه اصل تایید شده قانونی توسط کنسولگری ترکمنستان در خارج از کشور یا وزارت امور خارجه ترکمنستان
- تاییدیه کتبی در خصوص وجود آدرس حقوقی (قرارداد اجاره یا قرارداد راجع به قصد تاسیس شرکت (بعلاوه اقتباس از فهرست واحد دولتی اشخاص حقوقی و اساسنامه موجر)
- گواهی نامه از اداره آمار مربوط به توضیح نوع فعالیت (بر اساس فهرست طبقه بندی انواع فعالیت اقتصادی در ترکمنستان) بروشور و کاتالوگ تایید کننده تجربه و سابقه فعالیت
پس از بررسی مدارک توسط کمیسیون بین اداری ترکمنستان مدارک مشروحه ذیل باید ارائه گردد:
الف) گواهی شهرداری راجع به وجود آدرس حقوقی
ب) سند راجع به پرداخت حق ثبت
ج) وکالت نامه برای شخص پیگیری کننده تشریفات ثبت، تایید شده در دفتر ثبت اسناد (بعلاوه فتوکپی پاسپورت یا شناسنامه)
اسناد و مدارک فوق باید به زبان کشور سرمایه گذار و دارای مهر اصل به انضمام ترجمه آنها به زبان روسی و ترکمنی ارائه گردد. (ارسال اسناد و مدارک از طریق فاکس مجاز نمی باشد) متن ترجمه باید توسط ارگانی که ترجمه را انجام داده باشد تایید شود.
شعب شرکتهای خارجی برای مدت دو سال با حق تمدید اقامت افتتاح می شوند یعنی حق اقامت کسب می نمایند.
- ارائه درخواست کتبی جهت ثبت شرکت به آژانس سرمایه گذاری خارجی ترکمنستان
- ترجمه رسمی اساسنامه و آگهی تاسیس شرکت ایرانی به زبان روسی و ترکمنی (به همراه اصل اساسنامه شرکت ایرانی جهت بررسی)
- ارائه معرفی از بانک عامل جهت شماره حساب ارزی و گزارش گردش حساب مشتری از بانک مربوطه به زبان روسی
- ارائه آخرین مفاصاحساب از اداره امور اقتصاد و دارایی (ترجمه به زبان روسی و ترکمنی)
- معرفی از اتاق بازرگانی (ارائه کارت بازرگانی به همراه ترجمه رسمی به زبان روسی و ترکمنی)
- تصویر گذرنامه به همراه ۴ قطعه عکس رنگی نماینده شرکت
- ارائه معرفی نامه از هیات مدیره شرکت جهت نماینده آن شرکت در ترکمنستان (ترجمه به زبان روسی و ترکمنی)
- ارائه اصل و ترجمه وکالتنامه محضری جهت دارا بودن حق امضا و اختیارات در ترکمنستان
- ارائه گزارش در خصوص انجام فعالیتهای تجاری در ایران در یک سال اخیر به زبان روسی و ترکمنی
- ارائه طرح توجیهی در خصوص فعالیت تجاری مورد نظر در ترکمنستان به زبان روسی و ترکمنی
- مهر شرکت
